Tutela del dipendente che segnala illeciti (Whistleblower)

Possono effettuare la segnalazione in forma scritta od orale, per comunicare informazioni su possibili violazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila:

1. dipendenti dell’Ateneo, a tempo indeterminato e determinato, nonché tutti coloro che hanno un rapporto collaborativo strutturato con l’Università degli Studi dell’Aquila;
2. volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila;
3. dottorandi e assegnisti di ricerca, che operano presso l’Università degli Studi dell’Aquila, in quanto assimilabili ai tirocinanti;
4. lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere;
5. lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università degli Studi dell’Aquila (titolari di rapporti di lavoro autonomo; titolari di rapporti di collaborazione quali: rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale o altri che si sostanziano in una prestazione di opera continuativa e coordinata; rapporti di lavoro parasubordinato);
6. liberi professionisti e consulenti che prestano la propria opera presso l’Università degli Studi dell’Aquila;
7. dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’articolo 2359 del c.c., delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio, che operano nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila;
8. azionisti, da intendersi come persone fisiche che detengano azioni in un soggetto del settore pubblico con veste societaria (ad esempio, società in controllo pubblico, società in house, società cooperative, ecc.) operante nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila, che siano venuti a conoscenza di informazioni su possibili violazioni in ragione dei diritti di cui sono titolari e del loro ruolo;
9. persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso l’Università degli Studi dell’Aquila (ad esempio, componenti del Consiglio di Amministrazione, del Nucleo di Valutazione, rappresentanti della componente studentesca negli organi universitari, ecc.), anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Il whistleblower che riveste la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio è tenuto a denunciare anche alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale, in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p.

Possono essere oggetto di segnalazione:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2. condotte che violino le norme richiamate dall’allegato 1 del D.Lgs. n. 24/2023, relative ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti e/o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
4. atti e/o omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
5. atti e/o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.

Possono essere oggetto di segnalazione, altresì, i fondati sospetti nutriti dal whistleblower, sulla base di elementi concreti, che riguardino violazioni commesse o che, benché non ancora consumate, potrebbero essere commesse nel contesto lavorativo dell’Università degli Studi dell’Aquila, nonché le condotte commissive e/o omissive volte ad occultare tali violazioni.

Possono essere considerati fondati i sospetti ingenerati da condotte precise e concordanti, sintomatiche di una violazione.

Non sono assoggettate alla disciplina di cui al D.Lgs. n. 24/2023 e, quindi, non possono essere oggetto di segnalazione:

1. contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del whistleblower, attinenti esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro oppure alle sue relazioni con figure gerarchicamente sovraordinate;
2. violazioni già disciplinate, in via obbligatoria, da atti dell’Unione europea o nazionali ricompresi tra quelli indicati dall’allegato 1, parte II, del D.Lgs. n. 24/2023;
3. violazioni in materia di sicurezza nazionale nonché appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
4. notizie palesemente prive di fondamento e informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico o che sono frutto di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”);
5. mere irregolarità dell’azione amministrativa.

Le irregolarità di cui al comma 4 lett. e) del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, possono costituire “elementi concreti” di sospetto, di cui al comma 2 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, allorché riconducibili a condotte precise e concordanti sintomatiche di una violazione che il segnalante, in buona fede, possa ritenere essere stata commessa o in procinto di essere commessa.

La segnalazione deve riguardare le possibili violazioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza:

1. antecedentemente all’instaurarsi del rapporto di lavoro, nel corso del processo di selezione del personale o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova;
3. in costanza del rapporto lavorativo. In tal caso, la segnalazione può essere effettuata anche successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro.

I canali di segnalazione individuati dal D.Lgs. n. 24/2023 sono i seguenti:

1. canale interno al soggetto pubblico;
2. canale esterno, attivato e gestito in via esclusiva dall’ANAC, al cui sito istituzionale si rimanda;
3. divulgazione pubblica;
4. denuncia all’Autorità giudiziaria.

L’utilizzo del canale interno è prioritario rispetto agli altri in quanto più prossimo all’origine delle violazioni.

È possibile effettuare una segnalazione esterna se al momento della sua presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:

1. assenza, inattività o non conformità del canale interno di segnalazione alle previsioni normative;
2. il whistleblower ha già effettuato una segnalazione interna senza che la stessa abbia ricevuto seguito nei termini di legge;
3. il whistleblower ha fondati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna la stessa non riceverebbe un seguito efficace o determinerebbe un rischio di ritorsioni;
4. il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto della segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

È, altresì, possibile effettuare la segnalazione esterna nel caso in cui la persona coinvolta nella segnalazione sia il RPCT dell’Università degli Studi dell’Aquila.

Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se al momento della divulgazione ricorre una delle seguenti condizioni:

1. il whistleblower ha previamente effettuato una segnalazione interna e una esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, ricorrendo una delle condizioni innanzi precisate al comma 3 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti dalla legge;
2. il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. il whistleblower ha fondato motivo di ritenere, sulla base di elementi concreti, che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere un seguito efficace in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto. 

Accesso alla piattaforma Whistleblowing di ANAC

Le segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:

1. in forma scritta, tramite la piattaforma informatica oppure a mezzo del servizio postale;
2. in forma orale, mediante un incontro diretto con il RPCT, previa richiesta del segnalante.

Le interlocuzioni tra RPCT e whistleblower hanno luogo con le seguenti modalità:

1. nel caso di segnalazione tramite la piattaforma informatica, mediante la funzione di messaggistica nello stesso integrata;
2. nel caso di segnalazione a mezzo posta, tramite il servizio postale;
3. nel caso di segnalazione in forma orale, tramite il servizio postale o incontri diretti con il RPCT.

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata per consentire ai soggetti preposti alla sua gestione di effettuare gli opportuni accertamenti. In particolare, devono risultare chiare:

1. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificata la violazione;
2. la descrizione del fatto;
3. le generalità della persona coinvolta o gli elementi utili a identificarla;
4. se note, le generalità dei soggetti eventualmente in grado di riferire sui fatti segnalati;
5. tutte le informazioni utili per accertare le possibili violazioni;
6. le evidenze documentali in grado di fornire elementi di fondatezza ai fatti segnalati.

Il segnalante dichiara se intende comunicare i propri dati personali e, in caso affermativo, compila tutti i campi presenti nell’applicativo o, in caso di segnalazione a mezzo posta o orale, nell’apposita “Dichiarazione di identità”.

Il segnalante che dichiara di non voler comunicare i propri dati personali non può beneficiare delle misure di protezione di cui al Capo III del D.Lgs. n. 24/2023, attesa l’impossibilità di identificarlo e qualificarlo ai sensi dell’art. 3 comma 1 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, e la segnalazione viene gestita dall’Università degli Studi dell’Aquila secondo quanto stabilito all’art. 23 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”.

Il RPCT è il soggetto cui è affidato il compito di gestire, in autonomia, con imparzialità e indipendenza, il canale interno per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

Il RPCT, nel rispetto dell’obbligo di riservatezza sancito dall’art. 20 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, ha facoltà di decidere se sovrintendere personalmente alla fase istruttoria del procedimento di gestione della segnalazione di whistleblowing oppure se, di volta in volta, affidarla a una o più unità di personale, denominate “istruttori”, individuate con apposito atto organizzativo.

Il RPCT sottopone al vaglio dell’istruttore i documenti strettamente necessari per l’espletamento della fase istruttoria, avendo cura di oscurarne le parti contenenti dati personali e/o riferimenti diretti o indiretti al segnalante, alla persona coinvolta, al facilitatore o alle persone comunque menzionate nella segnalazione.

Gli istruttori:

1. sono dipendenti dell’Università degli Studi dell’Aquila, specificatamente formati per la gestione del canale interno di segnalazione e non appartenenti all’Ufficio Procedimenti Disciplinari e al Collegio di disciplina;
2. su incarico del RPCT, ritirano i plichi trasmessi a mezzo posta e lo consegnano al Responsabile del protocollo ufficiale di Ateneo;
3. accedono alle segnalazioni loro assegnate, anche separatamente dal RPCT, unicamente per svolgere le attività da questi delegate loro;
4. non possono riassegnare ad altro istruttore le segnalazioni loro affidate dal RPCT;
5. non possono accedere né ottenere l’accesso ai dati identificativi del whistleblower;
6. sono tenuti al rispetto dell’obbligo di riservatezza, di cui all’art. 20 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”.

Qualora la segnalazione interna venga presentata a un soggetto diverso dal RPCT, questi provvede a inoltrargliela, entro sette giorni dal ricevimento, dando contestuale avviso della trasmissione al segnalante.

Il soggetto di cui sopra è tenuto al rispetto dell’obbligo di riservatezza, sancito dall’art. 20 del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”.

Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del whistleblower sono considerate anonime.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a quelle ordinarie e come tali sono trattate e gestite secondo le procedure previste dall’ordinamento interno di Ateneo.

Alle segnalazioni anonime non si applicano le disposizioni normative previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023.

L’Università degli Studi dell’Aquila registra le segnalazioni anonime ricevute attraverso il canale interno dedicato al whistleblowing e le conserva, unitamente alla relativa documentazione, rendendo possibile rintracciarle nel caso in cui l’ANAC ne faccia richiesta per tutelare il segnalante che abbia comunicato di aver subito misure ritorsive.

In favore dei soggetti legittimati a effettuare la segnalazione, come individuati dall’art. 3, si applicano le seguenti misure di protezione, previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023:

1. divieto di ritorsione;
2. limitazioni della responsabilità;
3. nullità delle rinunce e delle transazioni aventi ad oggetto i diritti e le tutele previste dalla legge in favore del whistleblower;
4. misure di sostegno, consistenti in informazioni, assistenza e consulenze sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni fornite, a titolo gratuito, da Enti del terzo settore individuati dall’ANAC in appositi elenchi pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità;
5. maggiori poteri sanzionatori in capo all’ANAC.

Beneficiano, altresì, delle misure di protezione di cui al comma 1 lett. a), b) e c) del “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”, i seguenti soggetti:

1. i facilitatori;
2. le persone impiegate nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, ad egli legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. i colleghi di lavoro del segnalante, impiegati nel medesimo contesto lavorativo, aventi con questi un rapporto abituale e corrente;
4. gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lavora;
5. gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

I dati personali raccolti per gestire le segnalazioni di whistleblowing sono trattati dall’Università degli Studi dell’Aquila nel pieno rispetto della normativa vigente in materia.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o se raccolti accidentalmente sono immediatamente cancellati.

I soggetti preposti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni sono stati espressamente autorizzati dall’Università degli Studi dell’Aquila a trattare i dati acquisiti tramite il canale di segnalazione interna di whistleblowing, ai sensi degli articoli 29 e 32 comma 4 del GDPR 2016/679 e dell’articolo 2  quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003.

L’informativa al segnalante sul trattamento dei dati personali è pubblicata sul sito istituzionale dell’Amministrazione.

Nella fase di ricezione e di registrazione della segnalazione e sino al termine della fase conclusiva del procedimento di gestione della segnalazione stessa non sono fornite informative sul trattamento dei dati personali ai soggetti interessati diversi dal segnalante (ad esempio: persone coinvolte, facilitatori, ecc.), i quali non possono esercitare i diritti che normalmente il GDPR 2016/679 riconosce agli interessati, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata.

Laddove all’esito della fase conclusiva della segnalazione venga avviato un procedimento nei confronti di uno specifico soggetto segnalato, a quest’ultimo è resa l’informativa al segnalato sul trattamento dei dati personali, disponibile sul sito istituzionale dell’Amministrazione.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2 undecies del D.lgs. n. 196/2003.